RAZLIČITI KRATKI SADRŽAJI IZ PROBLEMATIKE SASTANAKA NASTALI
NA KRAJU PISANJA OVE KNJIGE

Sastanci su predugi i koštaju gomilu novaca
Center for Continous Quality Improvement je izvršio ispitivanje na Milwaukee Area Technical College-u, koliko vremena 130 članova menadžmenta potroše na sastancima. Množeći potrošeno vrijeme sa plaćom, ispitivanje je pokazalo da koledž troši 3 milijuna dolara godišnje na sastanke!

Smirivanje sudionika koji previše sudjeluje u diskusijama
Zahvalite mu na doprinosu u raspravama i iskažite da biste željeli čuti što više drugih sudionika sastanka. Mala je vjerojatnost da će preaktivni sudionik nastaviti intenzivno sa diskusijama.

Uspješan sastanak
Kada za sastanak možemo kazati da je bio uspješan?

Nema egzaktnih pokazatelja uspješnosti sastanka, ali se uspješnost može izreći:
- ako je priprema za sastanak kvalitetno, na vrijeme i u potpunosti obavljena,
- ako se obave sve predviđene aktivnosti iz dnevnog reda,
- ako je trajao koliko je dogovoreno,
- ako je završen bez sukoba i nesporazuma,
- ako je bio visok postotak nazočnih sudionika (nema neopravdanih izostanaka),
- ako su donešene kvalitetne odluke.

Zašto netko raspravlja na sastanku?

Da biste mogli upravljati sastankom, posebno kod pojave neslaganja, napetosti ili sukoba, bitno je da za
    sudionika sastanka možete utvrditi zašto raspravlja i oci-jeniti:

1. Razlog istupanja: obrazlaže svoje zaduženje, po dužnosti daje objašnjenje, akti-
    van, prozvan, svaki puta istupa - "dežurni", osobna poruka, novi prijedlog.

2. Kvalitet istupanja: inventivan, dobar, loš, destruktivan.

3. Cilj istupanja: radni doprinos, zastupa striktno određenu grupu (parcijalni interesi), napadački.

Uočiti i ocijeniti istup sudionika (ponašanje) kroz duži period (veći broj sastanaka).

Treba napraviti procjenu doprinosa i očekivanog ponašanja sudionika. To se odnosi kako na sastanke koji su češći i stalnog sastava, tako i na izvanredne sastanke promijenjenog sastava sudionika.

Na taj ćete način spremnije upravljati sastancima i uspješnije eliminirati ometanja, neslaganja i sukobe.

Kod slučajnog sastanka poticati sugovornika da i on njeguje “instituciju slučajnog sastanka” i primjenjuje kod svakog slučajnog susreta. I on svojim angažma-nom može doći u situaciju da pokrene neke stvari od zajedničkog interesa. To će biti njegov osobni doprinos zajedničkoj temi.

U dnevnik sastanaka koji vodite istaknite ocjene svojeg djelovanja na njemu. Posebno naznačite koje promjene ponašanja trebate učiniti u pripremi, tijeku i poslije sastanka. Sastanak je proces i činite stalne napore u njegovom unapređenju.

U pripremi, tijeku i poslije sastanka uočite osobe, probleme, događanja, ciljeve, zadatke i drugo prema sljedećoj shemi:
1.        sve zapisujte,
2.        analizirajte,
3.        usvojite najbolje,
4.        djelujte.

 Kako ukazati što je suština sastanka i kako utjecati (naučiti) na pojedince da promijene svoj način ponašanja da sastanak bude učinkovitiji?

Nemojte preskočiti dio sastanka na kojem biste dogovarali mjere za unapređenje rada na sastancima. Rezultat takvih dogovora treba biti učinkovitiji sastanak (uz kraće vrijeme bolji rezultati).

Možemo postaviti pitanje: "Zašto toliko komplicirati oko sastanka?"
Praksa pokazuje:
1. najviše vremena izgubimo u improvizaciji sastanka (bez priprema),
2. sastanci ne donose učinkovite rezultate,
3. zbog neučinkovitosti sastanci se ponavljaju.
Zato analizirajmo, pitajmo, učimo i na osnovu toga promišljenije djelujmo!
Rezultat?
Razvojne odluke, zadovoljstvo i kohezija grupe.

Najgora je situacija kada voditelj nije stručan u vođenju sastanaka.

Loše je kada voditelj ne čini napore da osposobi sudionike za učinkovitije sudjelovanje na sastancima.

Voditelj je odgovoran za neučinkovitu aktivnosti i treba napraviti akcijski plan za njeno prevladavanje.

Što može promijeniti naš stav prema sastancima da se aktivnije angažiramo za bolje rezultate?

Produktivno trošenje vremena na sastancima (P)
P=broj riješenih tema/sati sastanka
To je samo empirijska formula, koja direktno kaže da je cilj sastanka u što kraćem vremenu riješiti što više otvorenih pitanja.

KRATKA OSNOVNA PITANJA

Prije: "Što ću učiniti na sastanku?" - PRIPREMA
U tijeku: "Što mogu sada učiniti na sastanku?" – UČEŠĆE
Poslije: "Kako mogu iskoristiti zadatke, rezultate i događanja na sastanku?" - AKTIVNOST

Ako nemate vremena za temeljitu pripremu sastanka, izdvojite barem nekoliko minuta za promišljanje – analizu. To možete učiniti:
- na putu ka mjestu održavanja sastanka,
- prije samog početka sastanka po dolasku u prostoriju.

Promislite:

1. Što ćete diskutirati?
2. Koja ćete pitanja postaviti?
3. Koje prijedloge ćete predložiti?

Po dolasku i u tijeku sastanka sagledajte koje su osobe nazočne. Napravite listu prioriteta osoba sa kojima želite dogovor poslije sastanka.

Nastojte te osobe obavijestiti na korektan način o vašoj želji za dogovorom ( da vas pričekaju i ne napuste odmah mjesto održavanja sastanka).

Na sastanku se često zaboravi cilj sastanka – postoji stalna tendencija da se razgovara o trivijalnim stvarima.

Paziti da na sastanku ne prevlada utjecaj osoba s visokim statusom.

Da se potakne kontinuiran rad i usmjerenost sudionika sastanka, voditelj može dati obavijest o stanju odrađenosti zadataka dogovorenih na sastanku.

Provjeru dolaska na sastanak “diplomatski” iskoristite za:
- poticaj dolasku,
- provjera stanja pripreme zaduženja,
- poticaj na osobnu pripremu sudionika za sastanak,
- mogućnost dodatne konzultacije sa sudionikom,
- stvaranje pozitivnog ozračja za sastanak,
- saznati najavu negativnih događanja na sastancima,
- saznati nove informacije bitne za prijedloge, odluke, … .

JA SAM LOŠE UPRAVLJAO VREMENOM. SADA ĆU TO PREKINUTI.

Proizilazi li iz vaše diskusije prijedlog, pitanje, sugestija, …?

Postavite napisana pravila rada tako da ih svi na sastanku mogu vidjeti. To će poslužiti kao poticaj za učinkovit sastanak, ali i kao dobro vizuelno upozorenje kada se događaju negativne pojave na sastanku.

O nekim pitanjima, događanjima i nedoumicama voditelj može predložiti da se razgovara poslije sastanka.

Ponekad je dobro da se s dnevnim redom pošalju i pravila rada. To mogu biti pravila u cjelosti, a mogu biti izdvojena samo neka. To će biti ona pravila koja su najvažnija za uspješan sastanak ili pravila koja su vezana uz negativna ponašanja na prošlom ili prošlim sastancima. To će biti dodatni poticaj sudionicima da sljedeći sastanak bude uspješniji.

U svaki sastanak unesite dinamiku i unapređenje rada. Rutinski sastanci nikada ne osiguravaju uspješnost rada grupe.

Poštujte redosljed prijavljivanja za raspravu.

Raspravite negativno ponašanje mirno na sastanku, ali odlučno poslije sastanka.

Podsjetite sudionike u pripremi sastanka da su oni odgovorni za rezultate sastanka.

Imajte na umu da nitko ne voli duge sastanke.

Vrijeme je najvrijednija imovina, pa će povećavanjem produktivnosti djelatnika na sastancima, dobit tvrtke porasti.

Zato treba planirati osposobljavanje djelatnika za učinkovitije sudjelovanje na sastancima. Svaka investicija u tom pravcu će se višestruko isplatiti.

Učinkovit sastanak je alat za uspješnost grupe. Neučinkovit sastanak je znak loše organiziranosti i grupa ne napreduje.

Dajte sudionicima priliku (dovoljno vremena) da se kvlitetno pripreme za sastanak.