Što je nezamislivo da se događa u životu, a događa se svakodnevno na sastancima
Milan Grković

Pogledajte ovu usporednu tablicu nekih situacija u svakodnevnom životu i na sastancima.
Zapanjujuće je kako su neke stvari u životu logične i racionalne, dok se na sastancima najčešće ponašamo iracionalno.
Ogroman broj ljudi svakodnevno sudjeluje na brojnim sastancima.
Ispitivanja pokazuju da je preko 60 % sastanaka neučinkovito.
Posljedice su gubljenje vremena, nekvalitetne odluke i nedovoljno korištenje ljudskih resursa u funkciji razvoja organizacije. Sastanci su najveći "kradljivci vremena" i zaslužuju pažnju da ih činimo učinkovitijim.
Pogledajte stupac "Savjeti".
Učinite da ti savjeti budu Vaše svakodnevno ponašanje na sastancima. Afirmativno utječite na Vaše suradnike i radno okruženje.

Takvo ponašanje će pojedincima, grupi i organizaciji donijeti niz koristi:

- učinkovite i produktivne rezultate, 

- uštedu vremena,

- veću koheziju grupe,

- prepoznatljivost,

- veću konkurentnost,

- veće zadovoljstvo.

 

 

Ključna riječ

Kako je u svakodnevnom životu

Kako je na sastancima

Savjeti

1

Odsustvo

Ako nogometaš ne bi došao
na utakmicu, odredi mu se
zamjena (iako tim može igrati i s
10 igrača!).

Tim uvijek mora biti kompletan.

Sastanku ne moraju uvijek prisustvovat svi pozvani,
važno je da sakupimo
kvorum.

Jedan od čimbenika uspješnog sastanka je prisustvo svih članova grupe..

Odsustva neka budu kontrolirani izuzeci, a ne pravilo.

2

Trener

Možete li zamisliti vrhunskog
atletičara bez trenera?

 

 

Voditelji sastanaka nemaju trenera.

Vođenje sastanaka je
vještina koja se uči. Angažirajte stručnjaka za sastanke.

3

Zakonitost

Što bi bilo kada se na sudu ne bi
poštovala pravila (zakoni)?

 

U grupi najčešće ne
postoje Pravila rada i improvizira se ovisno o okolnostima.

Procedura je preduvjet za demokraciju.

4

Stalno učenje

Što bi se dogodilo da ne
usvajamo nove informatičke programe kada se pojave (da smo ostali na
DOS-u i nismo prihvatili Windows-e)?

Jako malo sudionika sastanaka sustavno stječe nove vještine sudjelovanja/vođenja sastanaka.

Postoje nove tehnologije
koje sastanke čine učinkovitijim, jeftinijim i bržim (Internet Meeting, email, forumi, Internet chat, ...).

5

Zapisnik

Za svaku prometnu nesreću
napravi se zapisnik.

 

 

 

I kada se donose značajne
odluke za organizaciju, ne
vodi se zapisnik.

Zapisnik je odraz transparentnosti rada grupe i organizacije. Ako ne vodite zapisnik, učinite barem memo-podsjetnik sa sastanka.

6

Trajanje

Čak i zanimljiva nogometna utakmica koja bi trajala tri puta
duže od uobičajenog trajanja bila bi zamorna kako za igrače tako
i za gledatelje.

Normalno je da neki sastanci
traju satima.

Ništa se neće riješiti nakon dva sata trajanja sastanka.

Ograničite vrijeme sastanaka maksimalno na dva sata.

7

Potrebna elementarna
znanja

Da možete upravljati čamcem na
rijeci, morate položiti ispit
za voditelja čamca.

 

 

Postoji mišljenje da za
vođenje sastanaka ne
treba sustavno znanje i obrazovanje.

Za vođenje sastanaka
trebaju vam sustavna znanja.

Sudjelujte na predavanjima, seminarima, radionicama i treninzima za stjecanje
vještina vođenja učinkovitih sastanaka.

8

Izbor kadrova

Kada se ne bi uvažavali
rezultati i sposobnosti
nacionalni selektori za izbor sportaša za nastup na Olimpijskim igrama odabrali bi petog, šestog ili
desetog s liste najboljih. To se
nikada ne događa.

U grupi i organizaciji voditelj nije uvijek najsposobnija
osoba – u igri su i neki drugi interesi koji ne vode do rezultata (politika, nepotizam, konzervatizam, ...).

Ako osoba koja je u ulozi voditelja nije osposobljena
za učinkovito vođenje sastanaka, dodijelite joj pomoć u osobi koje će imati ulogu facilitatora.

9

Monitoring

Nezamislivo je da vinari ne nadgledaju proces proizvodnje šampanjca.

Nadređeni, rukovoditelj ili vlasnik ne kontroliraju
rezultate sastanaka.

Monitoring sastanaka grupe
je prioritetna zadaća nadređenog, rukovoditelja ili vlasnika. Treba uspostaviti ravnotežu između nadzora i podrške radu grupe.

10

Evaluacija

Radnicima se mjeri učinak
na radnim mjestima gdje god je to moguće (cilj je normiranje proizvodnje).

Rijetko se daje ocjena učinkovitosti sastanaka.

Najmanje jednom u šest mjeseci dajte ocjenu uspješnosti sastanaka na svim nivoima organizacije.

11

Razvoj

Što bi bilo da Nokia ne razvija
nove mobitele?

Mnoge velike hrvatske tvrtke ne unapređuju sastanke.
Mogu li biti konkurentne na
svjetskom tržištu?

Unapređenje sastanaka
treba biti strateško opredjeljenje organizacije.

12

Kraj sastanka

Kada se svi dogovori sa sastanaka redakcije dnevnih novina ne bi
provodili – dnevne novine bi
izlazile s prazninama i nestalnog
broja stranica.

Mnogi sastanci ostaju
nedovršeni – veći ili manji
broj odluka se nikada ne provede.

Kraj sastanka je trenutak
kada su provedene sve dogovorene odluke i potvrda su uspješnosti sastanka. Objavite kraj svakog sastanka.

 

Promislite o sličnim primjerima iz vašeg osobnog i poslovnog života vezanih uz sastanke.
Utvrdite aktivnosti koje će uvažavati značaj sastanaka za razvoj vaše karijere i donijeti vam uštedu vremena.
Vrijeme je predragocjeno da bi ga trošili na neučinkovite sastanke.