PROGRAM ZA UNAPREĐENJE SASTANAKA: UČINKOVIT SASTANAK - POKRETAČ RAZVOJA POJEDINCA I ORGANIZACIJE

Rječnik


EMAIL ZA RASPODJELU ZAPISNIKA – Kada je moguće koristite email za dostavu zapisnika. To je brz, jeftin i učinkovit način dostave. Obvezno dobiti suglasnost osobe za primanje zapisnika preko emaila.

KONZULTACIJE PRIJE SASTANKA – Dogovori s nekim sudionicima sastanka mogu biti bitni za sam tijek sastanka, za odluke koje treba donijeti i mogu dovesti do novih saznanja. One mogu pokrenuti i sasvim novu inicijativu oko daljnje pripreme, tijeka i rezultata sastanka. U određenim okolnostima mogu dovesti i do opoziva sastanka.

KONZULTACIJE SA ISTOMIŠLJENICIMA – Dogovori sa sudionicima sastanka oko nekih ili najvažnijih tema. Istomišljnici su osobe koje isto promišljaju i imaju iste interese kao pojedinci ili kao interesna grupa. Zajedničkim dogovorom prije sastanka osiguravaju se uvjeti za snažnije djelovanje na sastanku.

KRAJ SASTANKA – Kada su sve dogovorene aktivnosti poslije sastanka obavljene i nema potrebe za daljnjim aktivnostima.

MEMO PODSJETNIK – Kratak i jasan pregled zadataka, odluka, informacija i dr. u što kraćem pismenom obliku. Dostavlja se svim sudionicima sastanka i drugim zainteresiranim i relevantnim osobama.

MINIMALAN KVORUM
Situacija kada je prisutna polovina plus jedan član grupe. Sve odluke su pravovaljane, ali velik broj odsutnih članova čini upitnim kvalitet donesenih odluka. Ako je pojava češća to ukazuje na problem rada grupe, a moguće je i problem cijele organizacije. Potrebno je analizirati uzroke i donijeti konkretne mjere za prevladavanje uočenog problema.

NEAKTIVNI SUDIONICI SASTANKA – Osobe koje su na većini sastanaka malo ili uopće nisu aktivni. Oni su samo fizički nazočni i daju mali ili nikakav doprinos radu. Voditelj sastanka treba obaviti razgovor s njima oko njihovog aktivnijeg uključenja u rad. Ako ne bude pomaka u aktivnosti, učiniti inicijativu da se zamijene s aktivnijima.

NEUSPJEŠAN SASTANAK – Ciljevi sastanka nisu ispunjeni. Izgubljeno je vrijeme bez ostvarenih rezultata. Na sastanku je došlo do niza negativnih pojava i događanja. Ona mogu otežavati daljnji rad. Najčešća posljedica neuspješnog sastanka je potreba za novim. Analizirati uzroke i djelovati na njihovom otklanjanju.

OBEĆAVAJUĆI KONSTRUKTORI – Osobe koje preuzmu obveze, a ne izvršavaju ih u potpunosti, kvalitetno i na vrijeme. Oni to češće čine. Radna sredina zna da obveze preuzimaju s “olakim” obećanjem. Za svaku preuzetu obvezu po bilo kojem pitanju nadređeni kod takvih osoba treba ulagati puno truda i kontrole da se obveze izvrše na vrijeme i u potpunosti.

OBJEKTIVNOST (NEUTRALNOST) VODITELJA – Moralan i profesionalan čin bez obzira na svoje osobne ili grupne interese. Voditelj treba biti prvenstveno “tehnička” osoba koja je najodgovornija za uspješnu organizaciju pripreme, tijek i završetak sastanka.

OČEKIVAJUĆI DESTRUKTORI – Osobe koje su češće ili stalno sklone destruk-tivnom ponašanju na sastanku.. Za njih možemo unaprijed očekivati da će se destruktivno ponašati. Kod njih se javljaju i drastičniji oblici ponašanja koji znatno remete normalan tijek sastanka, a javljaju se i sukobi i ekscesi kao posljedica takvog ponašanja. Ti pojedinci čine destrukciju grupe. Oni svojim ponašanjem uzrokuju da sastanak bude neuspješan, da se javljaju nova neslaganja, izazivaju rascjep mišljenja i djelovanja u grupi. Velika su i stalna opasnost za uspješan rad.

OGRANIČAVANJE VREMENA ZA RASPRAVU – Ako pojedinac napravi pripremu za sastanak na vrijeme i kvalitetno, racionalnije će se iskoristiti vrijeme na sastanku. Dugotrajna diskusija bez ograničenja je znak nepripremljenosti. Ona oduzima najviše vremena na sastanku i razvodnjava kvalitet odluka. Da sastanci budu učinkovitiji, vrijeme za diskusiju treba ograničiti i to naznačiti kroz pravila rada.

POSLOVNI TRENER – INSTRUKTOR – Stručno osposobljena osoba koja poma-že u zajedničkom postavljanju ciljeva, donošenju planova i načinima njihove realizacije. Poslovni trener prati osobu u svim fazama poslovnih aktivnosti na zajed-ničkom rješavanju tekućih problema. On se može angažirati i u podučavanju učin-kovitijem sudjelovanju/vođenju sastanaka.

PROMIŠLJANJA NA POZIVU ZA SASTANAK – Da usmjeri određenu aktivnost na pojedine teme dnevnoga reda, voditelj može u pozivu za sastanak staviti svoja ili promišljanja drugih, a vezana uz temu.
Promišljanja trebaju podstaknuti i izazvati dodatnu energiju i aktivnost na rješavanju tako ciljane problematike. Promišljanja trebaju biti korektna, poticajna, moralna i afirmativna. Ona ni u kojem slučaju ne smiju izazvati nezadovoljstvo, sukobe i revolt.

RAZVOJ TEHNOLOGIJE donosi velike promjene u načinu i vođenju sastanka. Dobar primjer za to je rad virtualnih timova gdje se dogovori obavljaju uglavnom elektronički, uporabom Interneta (video konferencije, Internet chat, korištenje message board-a, elektroničke pošte i dr.).

REZULTATSKI ORIJENTIRAN KVORUM
Odlučnost članova grupe da se odazovu pozivu na sastanak i da daju doprinos donošenju najboljih odluka za razvoj organizacije kojoj pripadaju. Članovima je prioritet da prisustvuju sastancima i aktivno sudjeluju u svim fazama sastanka. Svjesni su da odsustvo bilo kojeg člana umanjuje rezultate sastanka i da svatko na svoj način može dati doprinos sastanku.

SASTANČENJE – Rezultat sastanka je okupljanje, a ne konkretni dogovori i odluke. Dok se sastanči, ništa se ne radi od redovitog posla i vrijeme se nepovratno i neproduktivno gubi. Takvi sastanci su čisti gubitak vremena.

SIMULACIJA SASTANKA - Promišljanje što će se događati u pripremi sastanka, u tijeku i poslije sastanka, a prema informacijama i saznanjima koje posjedujete. Može ukazati na moguće negativne pojave na sastanku. Otvara mogućnost angažmana na dodatnim aktivnostima u pripremi, a u cilju uspješnog sastanka.

SLUČAJAN SASTANAK - Kada slučajno susretnemo jednu ili više osoba, to možemo iskoristiti za dogovor ili razmjenu informacija. Takvom susretu možemo dati zvanično značenje i dogovori su obvezni. Slučajni sastanci su prilika kada možemo dodatno iskoristiti vrijeme za dogovaranje i izbjeći potrebu za zakazivanjem planiranog sastanka.

SPOSOBNOST VOĐENJA SASTANKA nije urođena osobina nego vještina koja se uči. Nije nužno da obrazovana, komunikativna i elokventna osoba bude stručnjak za vođenje sastanka.
Postoje barem tri kategorije voditelja sastanka:
- loš,
- dobar,
- vrhunski.
Vrhunski voditelj se postaje kontinuiranim učenjem kroz praksu i teoriju, uz analize i temeljite pripreme za sastanke.

STRUČNA POMOĆ VANJSKOG SURADNIKA – Kada nema rezultata na sastancima i očito je da sastanci nisu učinkoviti, treba zatražiti stručnu pomoć vanjskog suradnika. Uz njegovu pomoć analizirati dosadašnji rad i napraviti plan aktivnosti za učinkovitije promjene načina vođenja sastanka. Vanjski suradnik se može angažirati da bude nazočan na sastancima i svojom neposrednom intervencijom unosi pozitivne promjene u radu grupe.

STRUČNA KVALIFICIRANA VEĆINA NA SASTANKU
Sastanku prisustvuju svi ili velika većina članova i gostiju koji treba i mogu dati stručan i aktivan doprinos sastanku. Nedostaju samo neki članovi grupe koji su manje aktivni i nemaju posebna stručna znanja.

VRIJEME ZA NOVE INFORMACIJE – Kratko vrijeme na sastanku kada će sudionici imati priliku dati i dobiti informacije. To je vrijeme ograničeno, dozvoljeno samo za nove informacije izložene na koncizan način. Ne dozvoljavaju se nikakve diskusije po izloženim informacijama.

ZAMJENA SUDIONIKA SASTANKA – Kada je osoba pozvana na sastanak spri-ječena u dolasku, razmotriti mogućnost delegiranja druge osobe koja će umjesto odsutne nazočiti sastanku. Ona može sudjelovati bez prava odlučivanja, dati određenu informaciju, ili odlučivati o nekima ili svima odlukama na sastanku. Ulogu te sobe iskazati na početku da svi sudionici s time budu upoznati i suglasni.

ZAVRŠETAK SASTANKA – Vrijeme kada je sve obavljeno ili je sastanak završen jer je isteklo dogovoreno vrijeme. Nastojati da se sastanak završi u tolerantnom tonu i bez ikakvih nedoumica i sukoba.