Znamo li se dogovarati?

Mr. Željko Buchwald, dipl. ing
iz tiska: 16. 03. 1984. List Kombinata "Belišće" Belišće

Svjedoci smo povećanja potreba za dogovaranjem, usklađivanjem mišljenja, informiranjem, što se svakodnevno odvija na sastancima. Pogotovo je u našem društvu značajan taj oblik rada, bilo da se radi o dogovoru (kako možemo okarakterizirati sastanak dva, tri čovjeka), komisiji, stručnom kolegiju, radničkom savjetu, zboru radnika, konferenciji, kongresu ili ne znam kako se sve ne zovu.
Pri tome se mnogo vremena utroši. Često je u pitanju radno vrijeme. To i nije loše ako sastanak dade neki rezultat, koji će se pokazati u povećanim efektima u radu ili otklanjanju nekih smetnji. Ali postavlja se pitanje nismo li mogli utrošiti manje vremena, energije i živaca za iste rezultate sastanka? Primjećuje se kako se ljudi dosađuju na sastancima, puše prekomjerno, crtaju nešto po papirićima. Znači, slabo učestvuju u radu sastanka. Zašto je to tako?
Potrebno je malo razmisliti o načinu pripreme sastanaka, njegovom vođenju i učestvovanju na sastanku.
Ima mnogo ljudi koji se pojavljuju kao voditelji raznih sastanaka (nakon isteka mandata javljaju se novi) a da u najvećem broju slučajeva zapravo ne znaju pripremiti niti voditi sastanak na način koji će najlakše dovesti do željenog cilja.
Još više ima sudionika u raznim dogovaranjima na sastancima, koji kao učesnici ne poklanjaju dovoljno pažnje svom doprinosu rezultatima sastanka, pa su najčešće samo fizički prisutni, dok im je mozak zaokupljen osobnim problemima ili temama koje nisu na dnevnom redu tog sastanka.
Da bi se tu nešto promijenilo trebali bi ljudi koji sudjeluju u radu na sastancima, a naročito oni koji pripremaju i vode sastanak, razmotriti neke osnovne postavke u organizaciji radnih sastanaka.

PRIPREMA RADNOG SASTANKA

Sastanci se moraju planirati kako bi se omogućilo pravovremeno donošenje odluke ili stavova. Prvo trebaju biti jasni ciljevi i svrha održavanja sastanka.
Što se sastankom želi postići?
- informirati prisutne o nečemu
- donijeti odluke za neke akcije
- prikupiti podatke od prisutnih

Kod pripreme sastanka akcije se mogu podijeliti na pripremu materijala i osiguranje tehničkih uvjeta.
Dnevni red sastanka treba biti dostavljen pravovremeno sudionicima sastanka, po mogućnosti sa određenim podlogama, uvodnim izlaganjem, analizama, u relativno sažetom obliku, kako bi se ovi mogli pripremiti za sastanak.
Ukoliko nije dostavljen materijal uz poziv, potrebno je pripremiti za sastanak kratko i jasno uvodno razlaganje iz kojeg treba biti vidljiv cilj sastanka, analiza određenog problema uz iznošenje točnih, istinitih i potpunih podataka, te zadaci, mjere i rješenja koja se trebaju donijeti.
Potrebno je naročito naglasiti problem oko pušenja na sastancima. Iako je to već i zakonom regulirano, nismo u stanju zabraniti pušenje na sastancima, jer možda smatramo da to nije važno ili da se bojimo za uspjeh sastanka ako to učinimo.
Ugrožavamo jedni drugima zdravlje i ništa ne poduzimamo da se stanje izmijeni. Prije svega pušenje se može izbjeći umjerenim trajanjem sastanka. Zatim vrlo je važan element organiziranje, priprema i vođenje sastanka tako da sudionicima ne bude dosadno, da budu angažirani u radu sastanka, da se pozivaju samo oni na koje se određeni problem odnosi, organiziranjem pauza u određenim vremenskim razmacima, održavanjem radne atmosfere sastanka itd.
Vrlo je važna uloga voditelja sastanka. On mora biti upoznat sa problematikom o kojoj se raspravlja, mora voditi diskusiju u smjeru dosizanja cilja sastanka. Mora voditi brigu o održavanju pažnje sudionika, stimulirati raspravu i održavati atmosferu suradnje, timskog rada na sastancima, bez ulaska u polemiku i uz uvažavanje mišljenja sudionika.
Diskusiju treba usmjeravati na problem, a ne na ličnosti i na greške, ne na prekršioce. Jer kada se sudionici sastanka orijentiraju samo na napad ili obranu, onda tu nema zajedničkog rada ni timskog traženja najboljih rješenja. Takva se atmosfera prenosi i izvan sastanka a djeluje na pogoršavanje odnosa i suradnje na radnom mjestu, što je vrlo štetno.
Voditelj sastanka mora naročito voditi brigu o trajanju sastanka i trajanju pojedinih diskusija. Diskutanti moraju biti svjesni da trajanje pojedinog izlaganja mora biti obrnuto proporcionalno broju učesnika sastanka. Veći broj – kraća diskusija i obrnuto i to samo na jednu temu.
Ima neko opće pravilo da diskusija poslije 60 min postaje neefikasna, poslje 90 min neinteresantna, poslije 120 min nekorisna, često i sa štetnim zaključcima. Zato poslije 90 min treba dati pauzu, a poslije 2 sata treba završiti ili prekinuti sastanak.
Sudionici sastanka trebaju biti koncentrirani i pripremljeni na sastanak, tako da učešće u diskusiji bude konstruktivno, jasno sažeto bez nepotrebnih ponavljanja prethodnih diskusija.
Istupanje učesnika koristi se i za upoznavanje sredine sa razmišljanjima i stavovima pojedinaca. Pojedinac se također predstavlja sredini. Pokazuje svoju kulturu, logiku, zaključivanje, pronicljivost, uvjerenje, sposobnost za zajednički rad i sl.
Takva se zapažanja mogu koristiti za podjelu zadataka, odnosno za ocjenjivanje sposobnosti pojedinaca i za njegovo napredovanje.
Sudionici u radu sastanka u pravilu trebaju aktivno učestvovati, a pogotovo onda ako ocjenjuju da se donosi pogrešan zaključak, jer su u protivnom i sami odgovorni pred kolektivom za donošenje tog zaključka.

DONOŠENJE ZAKLJUČAKA

Najvažniji rezultat razgovora, dogovora, sastanka je u pravilu zaključak. Iako to nije uvijek, jer se nekad sastanci održavaju radi davanja informacije ili sakupljanja podataka. Na izvršenje zaključaka utječe se već kod njegovog stvaranja. On mora biti jasan, precizan u svojoj suštini, mora imati svog nosioca, vrijeme za njegovo ispunjenje, te što je važno: mora biti prihvaćen od sudionika sastanka.
Najbolje je kada voditelj u toku sastanka, na osnovu diskusija i bez nametanja i inzistiranja na vlastitom stavu, predloži zaključak i ovaj se tu usvoji.
Često se donose zaključci bez osnovnih elemenata za uspješno izvršenje, lijepo napisani, opširni, koji ostaju sami sebi svrha. Zaključci radi zaključaka. Tako se gubi i povjerenje u one koji su ih donijeli, dolazi do nezainteresiranosti u radu na sastancima i ne ostvaruju se ciljevi koji se postavljaju.
Mora se osigurati povratna informacija o toku izvršenja zaključaka o rezultatima i posljedicama donesenih odluka. Zato se povremeno treba analizirati izvršenje donesenih zaključaka uz poduzimanje određenih mjera. Pohvale i priznanja za uspješno provedene odluke ili realizirane zaključke, kao i sankcije za neprovedene i neopravdano neizvršene odluke i zaključke.
Radni sastanci mogu donijeti izvanredne rezultate ako se pravilnim postupkom i smišljenom organizacijom sastanka osiguraju uvjeti za ostvarivanje zajedničkog rada, korištenjem potencijala svih sudionika uz donošenje zajedničkih, optimalnih rješenja. To će ujedno biti i zadovoljstvo zbog prisustvovanja na sastanku radi spoznaje o učešću u iznalaženju tih rješenja.
Ako se ne pokloni dovoljna pažnja organizaciji radnog sastanka, javlja se nervoza, nezadovoljstvo, dosada, umor i gubljenje povjerenja jer nema rezultata, nema koristi od takvog sastajanja.