UČINKOVIT SASTANAK – POKRETAČ RAZVOJA HRVATSKE
(Javni radni materijal)
Hrvatska kao tranzicijska država treba brza i učinkovita rješenja za svoj razvoj. Na taj način će se smanjivati razlike u standardu života u odnosu na države Europske zajednice i bit ćemo ravnopravniji u zajednici europskih država.
Mnogi čimbenici mogu potaknuti brži razvoj:
"greenfield" investicije,
usvajanje novih tehnologija,
znatna inostrana financijska pomoć,
nove zakonske mjere za poticanje stranog ulaganja,
izgradnja pravnog sustava sukladnog standardima EU,
promjena obazovnog sustava koji uključuje nove tehnologije,
intenzivnije školovanje stručnjaka u inostranstvu,
razvoj poduzetničke infrastrukture,
intenzivno školovanje menadžment kadrova u zemlji,
druge mjere.
Gore navedene mjere su dugoročnog karaktera i traže sustavne promjene – rezultati se javljaju na duži rok.
Jedna od mogućnosti bržih promjena na polju organiziranja – menadžmenta je primjena novih tehnologija i promjena načina promišljanja.
Razvoj je moguće ostvariti i promjenom ponašanja na sastancima – učiniti sastanke učinkovitijim.
Pitanje:
KOJA BI BILA POSLJEDICA (REZULTATI) KADA BI KVALITET SASTANAKA
U TVRTKI, INSTITUCIJI ILI UDRUZI PORASTAO ZA 20 %?
Aktivnosti u cilju promjena za učinkovitiji sastanak:
skratiti (kraće vrijeme trajanja sastanka),
smanjiti (ponekad sastanci nisu potrebni – koristiti suvremenu tehnologiju za dio dogovora i informiranja),
poboljšati (dobrom pripremom osigurati korisne i učinkovite odluke tijekom sastanka),
uključiti (aktivirati neaktivne sudionike sastanka ili ih zamijeniti aktivnijim sudionicima),
zaključiti (sve obveze su obavljene, označiti kraj sastanka),
razvijati (uvoditi nove elemente za učinkovitiji sastanak).
Neke činjenice o sastanku:
sastanak je osnovni i gotovo jedini način dogovaranja grupe,
ne može se eliminirati,
većina sastanaka je neučinkovita,
sastanci su najveći kradljivac vremena menadžera,
učinkovitost sastanka je proporcionalna vremenu pripreme za sastanak,
unapređenje sastanka je najvažniji element u razvoju grupe,
za izgradnju učinkovitijeg sastanka ne treba investicija, oprema, skupog softwera ili drugo,
za učinkovitiji sastanak ne treba nikakvo odobrenje, samo promjena stava i upornost na provedbi dogovorenih mjera.
IZDVOJENO:
Učinkovit sastanak je vještina (alat) menadžera i osnovni preduvjet da grupa uspješno funkcionira.
Učinkovit sastanak je osnovna pretpostavka razvoja grupe.
Aktivnosti na unapređenju sastanka trebaju biti kontinuirane, a ne povremene.
Sastanak je "prvi korak" u abecedi upravljanja.
Kvaliteta sastanka razmjerna je razvoju demokratskih procesa.
Učinkoviti sastanci = brži razvoj.
KAKO UČINITI SASTANAK UČINKOVITIJIM?
Otvotiti projekt: Učinkovit sastanak – pokretač razvoja Hrvatske!
Projekt treba vlastitim snagama grupe donijeti promjenu u sudjelovanju/vođenju sastanaka i približti nas europskim standardima života i rada. Za učinkovitije sastanke ne treba investicije, software, prisustvo stranih stručnjaka, autorska prava ili neke drugi razlozi koji mogu biti opravdanje da ne postoje uvjeti za promjene. Jedino ograničenje je u mentalnom sklopu pojedinaca i grupa da se ništa ne mijenja bez obzira koliko to bilo neučinkovito. Takva promišljanja treba promijeniti i unijeti htijenje, znanje i upornost u promjenama k učinkovitijim sastancima. To je proces i promjene će se vrlo brzo uočavati. Bitno je otvoriti proces promjena. Rezultati koji će dolaziti bit će očiti, brojni i kvalitetni. To će biti daljnji poticaj k što savršenijem sastanku.
Što praktično činiti?
LOKALNO
Metodologija promjena k učinkovitijem sastanku:
· odrediti standarde uspješnog sastanka (specifične za grupu),
· utvrditi što treba mijenjati – odstupanja od standarda (dnevnik unapređenja sastanaka),
· donijeti odluku da se aktivnije i trajno mijenja odnos prema sastancima,
· utvrditi tko je za promjene, a tko nije,
· educirati grupu i pojedince,
· kontrolirati aktivnosti za unapređenje sastanaka.
Projekt treba postaviti prema prostornom i organizacijskom ustrojstvu:
Učinkovit sastanak – pokretač razvoja Hrvatske.
Učinkovit sastanak – pokretač razvoja Županije.
Učinkovit sastanak – pokretač razvoja Grada.
Učinkovit sastanak – pokretač razvoja tvrtke.
Učinkovit sastanak – pokretač razvoja udruge.
Učinkovit sastanak – pokretač razvoja grupe.
Učinkovit sastanak – pokretač razvoja tima.
Kako organizirati educiranje:
treninzi,
seminari,
radionice,
predavanja,
prezentacije knjiga,
ankete,
testovi,
literatura – članci.
Imenovati osobu koja će biti zadužena za provedbu projekta (facilitator): Učinkoviti sastanci – pokretač razvoja.
To može biti:
rukovoditelj,
voditelj sastanka,
član grupe,
druga osoba ,
vanjska stručna osoba.
Imenovati osobu koja će ocijenjivati uspješnost sastanka (evaluator sastanka).
Utvrditi:
spoznaju o stanju sastanaka,
dobiti informacije kako treba organizirati sastanak (opća znanja + specifičnosti grupe),
kojim redosljedom mijenjati elemente sastanka (prioriteti),
evaluacija (što je učinjeno i gdje su problemi oko daljnje provedbe),
aktivnosti na daljnjem unapređenju sastanka.
Pratiti kako napreduje grupa, a kako pojedinci.
Tokom unapređenja sastanka zapažati:
što je dobro,
što je loše,
gdje se javljaju otpori (vidljivi, nevidljivi),
gdje su prioriteti,
što je naučeno (grupa, pojedinci).
Kako grupu
potaknuti da aplicira projekt: Učinkovit sastanak – pokretač razvoja?
Analizirati sastanak po fazama:
priprema,
tijek,
aktivnosti poslije sastanka.
Utvrditi što treba mijenjati
Kako to mijenjati:
sami,
uz pomoć stručne osobe,
proces promjena delegirati vanjskoj osobi ili instituciji.
Kontrolni alati:
snimiti stanje prije početka provođenja projekta (ankete i testovi),
pregled stanja aktivnosti po elementima sastanka (standardi uspješnosti sastanka),
evaluacija (procjena) učinjenog,
problemi koji se javljaju i načini njihovog rješavanja.
-
Isplati li se minimalno ulaganje:
za knjigu,
za predavanje,
za trenera,
koje će pomoći u osposobljavanju članova grupe da budu učinkovitiji na sastancima.
To je minimalno ulaganje, a dobije se nova i trajna vještina u sudjelovanju/vođenju sastanaka i trajno se “eksploatira” za dobit i rezultate tvrtke, institucije, udruge, ...).
Grupa može zatražiti pomoć iskusnog stručnjaka i načiniti program potrebnih promjena.
Kada grupa osposobi svoje određene članove može dalje raditi samostalnije na provođenju projekta za učinkovitije sastanke.
ZAKLJUČAK:
NAPRAVITI LISTU AKTIVNOSTI ZA UNAPREĐENJE SASTANAKA U VAŠOJ GRUPI.
UTVRDITI ŠTO MIJENJATI, KAKO, TKO ĆE TO PROVESTI, DO KADA I KAKO I KADA NAPRAVITI PROCJENU UČINJENOGA.
GLOBALNO:
Organizirati centar okupljanja stručnjaka za učinkovite sastanke – internet stranice Projekta: Portal – učinkoviti sastanci.
Na webu bi bila dostupna:
literatura,
forumi za rasprave iz područja sastanaka,
mogućnost razmjena ideja i iskustava,
baza trenera za edukaciju za učinkovite sastanke i kontakti s njima,
izdavanje ezina s tematikom unapređenja sastanaka,
članci,
pitanja i odgovori,
testovi,
ankete,
biblioteka s raznim temama u vezi sastanaka.
IZDVOJENO:
ANGAŽIRAJTE TRENERA ZA UVOĐENJE UČINKOVITIJIH SASTANAKA.
UVESTI U ZAPISNIK OCJENU USPJEŠNOSTI SASTANKA DO FAZE PISANJA ZAPISNIKA.
BITAN JE KONTINUITET U NASTOJANJIMA ZA POBOLJŠANJE SASTANAKA.
Ovo su početni elementi razvoja projekta: Učinkovit sastanak – pokretač razvoja Hrvatske.
On će se
svakodnevno razvijati stimuliran interaktivnošću svih onih koji vide bilo kakav
interes i smisao u pretpostavci da učinkoviji sastanci mogu značajno utjecati na
razvoj zajednice – od lokalnog do globalnog.
Molimo Vaš doprinos u promišljanju kako učinkovitiji sastanci mogu utjecati na razvoj grupe i zajednicu u cjelini.
Svoje primjedbe, sugestije i prijedloge pošaljite na dolje navedene kontakte.
RESURSI
LITERATURA:
Sastanci – upravljanje vremenom; Kako uštedjeti vrijeme, a
postizati vrhunske rezultate?
Milan
Grković, Belišće 2002, (klik)
WEB:
Portal o upravljanju vremenom, www.portalalfa.com/time
Autor:
Milan Grković
Tel: 098 / 57 88 31
Email: milan.grkovic@os.hinet.hr