PROGRAM ZA UNAPREĐENJE SASTANAKA: UČINKOVIT SASTANAK - POKRETAČ RAZVOJA POJEDINCA I ORGANIZACIJE

Program unapređenja sastanaka

 

Hrvatska kao tranzicijska država treba brza i učinkovita rješenja za svoj razvoj. Na taj način će se smanjivati razlike u standardu života u odnosu na države Europske zajednice i bit ćemo ravnopravniji u budućoj zajednici europskih država.

Mnogi čimbenici mogu potaknuti brži razvoj:

  • "greenfield" investicije,

  • usvajanje novih tehnologija,

  • znatna inozemna financijska pomoć,

  • nove zakonske mjere za poticanje stranog ulaganja,

  • izgradnja pravnog sustava sukladnog standardima EU,

  • promjena obazovnog sustava koji uključuje nove tehnologije, znanje, vještine i nova ponašanja

  • intenzivnije školovanje stručnjaka u inozemstvu,

  • razvoj poduzetničke infrastrukture,

  • intenzivno školovanje menadžment kadrova u zemlji,

  • druge mjere.

Gore navedene mjere su dugoročnog karaktera i traže sustavne promjene – rezultati se javljaju na duži rok.

 

Jedna od mogućnosti bržih promjena na polju organiziranja – menadžmenta je primjena novih znanja, tehnologija, znanja i novih načina promišljanja.

Razvoj je moguće ostvariti i promjenom sastanaka – učiniti sastanke učinkovitijim.


Organizacija ima viziju i postavljene ciljeve. Kroz planirane aktivnosti na ostvarenju ciljeva organizacija donosi niz odluka. Većina odluka se donosi od odabranih grupa za odlučivanje (predsjedništvo, upravni odbor, upravno vijeće, povjerenstvo, radne grupe i drugo).

 

Donešene odluke mogu biti:

  •  razvojne,

  • pogrešne,

  • zakašnjele,

  • nekompletne,

  • u neskladu s ranijim odlukama i ciljevima organizacije.

Kakve će biti odluke ovisi o osposobljenosti članova grupe za sudjelovanje/vođenje sastanaka.

Neke činjenice o sastanku:

  • sastanak je osnovni i gotovo jedini način dogovaranja grupe,

  • ne može se eliminirati,

  • većina sastanaka je neučinkovita,

  • sastanci su najveći kradljivci vremena menadžera,

  • učinkovitost sastanka je proporcionalna vremenu pripreme za sastanak,

  • unapređenje sastanka je najvažniji element u razvoju organizacije,

  • za izgradnju učinkovitijeg sastanka ne treba investicija, oprema, skupi softwer, licence ili drugo,

  • za učinkovitiji sastanak ne treba nikakvo odobrenje; samo promjena stava i upornost na provedbi dogovorenih mjera.

Pitanje:

KOJA BI BILA POSLJEDICA (REZULTATI) KADA BI KVALITET SASTANAKA U ORGANIZACIJI
(tvrtka, institucija,udruga, ...) PORASTAO ZA 20 %?

 

Aktivnosti i očekivani rezultati u cilju promjena za učinkovitiji sastanak:

  • skratiti (kraće vrijeme trajanja sastanka),

  • smanjiti (ponekad sastanci nisu potrebni – koristiti suvremenu tehnologiju za dio dogovora i informiranja),

  • poboljšati (dobrom pripremom osigurati korisne i učinkovite odluke tijekom sastanka),

  • uključiti (aktivirati neaktivne sudionike sastanka ili ih zamijeniti aktivnijim sudionicima),

  • zaključiti (sve obveze su obavljene, označiti kraj sastanka),

  • razvijati (uvoditi nove elemente za učinkovitiji sastanak).

Razvoj organizacije unapređenjem sastanaka

 

Najvažniji trenutak je odluka o razvoju organizacije unapređenjem sastanaka.
Kada i u kojim okolnostima dolazi do takve odluke?

  • kada se jave kritična promišljanja unutar same organizacije o unapređenju sastanaka (evolucija)

  • kada se imenuje novi rukovoditelj ili kada dođe novi vlasnik koji na svim nivoima odlučivanja zahtijeva promjenu ponašanja na sastancima (dekret)

  • kada organizacija dobije prijedlog programa unapređenja sastanaka (poticaj)

Učenje vještine sudjelovanja/vođenja sastanaka je proces. On mora imati:

  • pripremu (donošenje odluke i stvaranje ozračja za značaj osposobljavanja djelatnika za učinkovitije sastanke),

  • spremnost pojedinaca da prihvate osposobljavanje za nove vještine,

  • aktivnosti,

  • monitoring i evaluacija,

  • daljnje unapređenje sastanaka.

Zašto je to stalan proces?

  • mnogi djelatnici u organizaciji nisu nikada prošli nikakvo osposobljavanje za učinkovitije sudjelovanje/vođenje sastanaka,

  • stalno dolaze novi ljudi,

  • javljaju se nove okolnosti poslovanja,

  • razvoj tehnologije: email (koliko još ljudi nije usvojilo email kao alat za sastanke?), NetMeeting, video konferencije i drugo.

 

Aktivnosti k učinkovitom sastanku kroz obrazovanje menadžera je sada tema broj 1 u SAD-u i razvijenim zemljama Zapada.

U Hrvatskoj obrazovanje menadžmenta za učinkovitije sudjelovanje/vođenje sasanaka provode:

Agrokor – u okviru programa Agrokorov razvoj menadžmenta (ARM),

Ericsson Nikola Tesla,

Uljanik.

 

KAKO UČINITI SASTANAK UČINKOVITIJIM?

 

Otvoriti projekt: Učinkovit sastanak – pokretač razvoja pojedinca i organizacije!

 

     Projekt treba vlastitim snagama organizacije, a uz minimalnu pomoć autora projekta, donijeti promjenu u sudjelovanju/vođenju sastanaka i približti nas europskim standardima života i rada. Za učinkovitije sastanke ne trebaju investicije, novi software, prisustvo stranih stručnjaka, autorska prava ili neki drugi razlozi koji mogu biti opravdanje da ne postoje uvjeti za promjene.

     Jedino ograničenje je u mentalnom sklopu pojedinaca i grupa da se ništa ne mijenja bez obzira koliko to bilo neučinkovito. Takva promišljanja treba promijeniti i unijeti namjeru, vještine i upornost u promjenama k učinkovitijim sastancima. To je proces i promjene će se vrlo brzo uočavati.

     Prvi korak je donijeti odluku o unapređenju sastanaka i otvoriti proces promjena. Rezultati koji će dolaziti bit će očiti, brojni i kvalitetni. To će biti daljnji poticaj k što savršenijim i učinkovitijim sastancima i trajan proces u načinu rada organizacije.

 

U okviru Programa predlažemo OSNOVNI OBLIK OBRAZOVANJA – SAMOUČENJE:

  • za pojedinca,

  • za grupu ili više grupa unutar organizacije.

U okviru predloženog programa osigurana je knjiga, dodatni materijali, upute i  online  podrška za provedbu programa.

 

Prednosti ovakvog oblika obrazovanja:

  • ne oduzima puno vremena sudionicima obrazovanja,

  • fleksibilno vrijeme angažiranja,

  • ne čini presiju na sudionika kao klasični oblici obrazovanja,

  • spontano potiče otvorenija promišljanja o potrebi unapređenja sastanaka,

  • ne remeti ostale radne tijekove u organizaciji,

  • mali troškovi u odnosu na rezultat,

  • besplatna stručna podrška i praćenje tijekom 6 mjeseci,

  • ne angažira puno vremena rukovoditelja i menadžera,

  • pojedinac se osposobljava izvan radnog vremena,

  • organizcija se prilagođava svojim specifičnim okolnostima i koristi svoje resurse.

Neke koristi od obrazovanja menadžera za sudjelovanje/vođenje sastanaka:

  • velika ušteda vremena kad su sastanci učinkoviti,

  • odlučivanje na sastancima je u funkciji razvoja,

  • bolja provedba donešenih odluka,

  • bolje vrednovanje pojedinca, grupa i organizacije u cjelini,

  • poticaj za stvaranje nove menadžerske vještine,

  • rukovoditelj dobiva sposobniji menadžment kao preduvjet za bolje poslovne rezultate,

  • stvara se pozitivno ozračje promjena u organizaciji.

 

Učinkovit sastanak je vještina (alat) menadžera i osnovni preduvjet da organizacija uspješno funkcionira.

Učinkovit sastanak je osnovna pretpostavka razvoja organizacije.

Aktivnosti na unapređenju sastanka trebaju biti kontinuirane, a ne povremene.

Sastanak je "prvi korak" u abecedi upravljanja.

Učinkoviti sastanci = brži razvoj.

 

RESURSI

       1. LITERATURA: Sastanci – upravljanje vremenom;
                                        Kako uštedjeti vrijeme, a postizati vrhunske rezultate?, Milan Grković, Belišće 2002.

        2. DODATNI MATERIJAL

        3. ONLINE PODRŠKA (email) i TELEFONSKI UPITI I KONZULTACIJE

        4. WEB: Portal o sastancima, www.portalalfa.com/sastanci

 

Autor Programa za unapređenje sastanaka:
Milan Grković

Tel: 098 / 57 88 37, fax: 031/665 220

Email: milan.grkovic@os.htnet.hr

 

Belišće, 01. 09. 2003. godine