12. UČINKOVITA UPORABA EMAILA

Odvojite blok vemena za slanje i primanje emaila. Dva puta na dan treba biti dovoljno.
Izbjegavajte iskušenje da provjeravate email češće.

11. PARETO PRINCIP – PRAVILO 80/20

Krajem 19. stoljeća, italijanski ekonomist Vilfredo Pareto zapazio je da 80% bogatstva posjeduje 20% populacije. Ova relacija, često nazvana kao “pravilo 80/20” ili “Pareto princip”, izgleda istinita u mnogim prilikama: 20% ljudi daje 80% pritužbi, 20% vrhunskih prodavača ostvari 80% prodaje, 20% studenata uzima 80% vremena instruktora, 80% našeg vremena potrošimo na 20% problema itd.
Da upravljate učinkovitije Vašim vremenom, trebate utvrditi one stvari na koje trošite najviše vremena.
Utvrdite kakve Vam daju rezultate.
Ako Vam donose malo koristi posvetite se onim stvarima koje Vam donose najviše koristi.
Posvetite više vremena onim kupcima koji Vam donose 80% prodaje, osposobite dodatno 20% vrhunskih prodavača koji Vam donose 80% prodaje, družite se sa 20% poslovnih partnera koji Vam daju 80% poslovnih savjeta, pregledavajte 20% Internet stranica koje donose 80% najkvalitetnijih informacija, koristite onih 20% tražilica koje posjećuju 80% posjetilaca itd.
Uložite vrijeme u one aktivnosti koje Vam donose više  znanja, zadovoljstva, novca, slobodnog vremena …

Utvrdite koje stvari posebno odgađate. Utvrdite zašto ne odgađate ostale stvari. Ovo saznanje će Vam pomoći da naučite više o sebi i da se organizirano posvetite rješavanju stvari koje često odgađate. Odgađanje važnih stvari dovodi  do usporenja ostvarenja vašeg cilja u osobnom i poslovnom životu.
Stvari koje odgađate su najčešće većeg prioriteta i to dovodi do pada učinkovitosti u poslovnom i osobnom životu. Da odgađanje ne poprimi nepopravljivu naviku ponašanja - stvari koje odgađate u svojim dnevnim planovima rješavajte prve.

Prema Michael F. Woolery- u, u njegovoj knjizi, Iskoristite dan (Time Link, 1991), proučavanja su pokazala da će mnogi menadžeri uzeti u ruke pojedini komad papira sa svog stola trideset ili četrdeset puta prije nego nešto ne učine sa njim. Nemojte koristiti Vaš stol kao odlagalište za papire koje čekaju aktivnost. Ako to ne možete razriješiti odmah, stavite papir u mapu sa oznakom "za obaviti".
Tako Vam papir nije stalno "pri ruci", a uvijek znate gdje ga možete naći kada odlučite da ga riješite.

Prema knjizi: Neslužbeni vodič Upravljanja vremenom (The Unofficial Guide To Managing Time, autora
Donna E. Pero-a , najgore vrijeme za pozive su ponedjeljak ujutro i petak poslijepodne.
Ponedjeljak ujutro je pretrpan obvzama i brojnim kontaktima jer je početak tjedna, a petak poslijepodne je početak vikenda.
Izbjegavajate zvati sugovornika u nepovoljno vrijeme ako nije hitno.
Ili ga nema ili su nepovoljni uvjeti za dogovore.

Nije važno kako čvrsto pokušavate održavati ured urednim, stvari pronalaze način da ne budu na svom mjesto, naročito onda kada su najpotrebnije.
Rasporedite jedan sat u tjednu da uredite stvari u uredu.
Kada  znamo da je svaka stvar na svom mjestu ne trošimo nepotrebno vrijeme za njeno pronalaženje.
Nesređena gomila stvari i materijala u uredu je jedan od glavnih "kradljivaca vremena". Nelagodna je situacija kada u prisutnosti drugih osoba bezuspješno pregledavamo gomilu papira i zavirujemo u svaki kut, tražeći stvar koja nam je upravo bila u ruci.
Urednost znači preglednost, a preglednost znači vladati i upravljati situacijom.

Planirajte vrijeme za dogovore koje se temelji na prioritetu poslova, a ne na važnosti osoba.
Ako odradimo prvo rioritetne poslove, oni nam donose veće rezultate i pokreću nove projekte i ljude.
Protokolarne dogovore ostavimo za vrijeme kada smo obavili sve prioritetne i hitne poslove.

5. PREGLED OBAVLJENOG POSLA U TOKU SASTANKA

U toku sastanka (otprilike u sredini ili u nekom drugom trenutku – poslije pauze, kada je završena značajna ili najznačajnija točka dnevnog reda, kada tempo sastanka ne ide očekivano) stati sa radom i napraviti pregled dosadašnjeg toka sastanka:
- što je do sada odrađeno
- koje su odluke donešene
- što još preostaje da se odradi
- koliko je preostalo dogovorenog vremena do kraja sastanka
- što je bilo dobro u funkcioniranju sastanka do sada, a što nije bilo dobro
- izreći da nema napretka
- ako je potrebno dogovoriti i promijeniti način rada na ovom sastanku.

Svrha ovog "prekida" sastanka je da se sudionici osvrnu kako su do sada utrošili vrijeme za iznalaženje pozitivnih rezultata sastanka i da se koncentriraju na dio posla koji im preostaje.
Ovo je jedna od mjera poticanja za učinkovitiji rad na dio sastanka koji je preostao do kraja.

4. OGRANIČITE VRIJEME TRAJANJA SASTANKA

Najučinkovitija dužina sastanka je od 45 – 75 minuta, uključujući vrijeme za pregled donešenih odluka i sumiranje rezultata sastanka. Za svaku točku dnevnog reda odredite vrijeme trajanja, vodeći računa o značaju i kompleksnosti teme, a sve u okviru dogovorenog vremena za sastanak. Ako je sastanak duži (Izvještajna skupština, Osnivačka skupština i dr.) predvidjeti pauzu. U toku sastanka može voditelj izreći koliko je vremena preostalo do kraja sastanka. Ako se očekuje ili se  u toku sastanka dođe do spoznaje da ima mnogo sudionika za raspravu, treba ograničiti vrijeme za diskusiju
(odrediti vrijeme za diskusiju u minutima).

Kako dan prolazi postaje teže pronaći vrijeme da obavimo poslove.
Zato rasporedite najvažnije zadatke ujutro - što ranije to bolje.

1. SASTANČENJE

Prema MCI WORLD COM CONFERENCING (USA) profesionalci provedu blizu 3 sata dnevno na poslovnim sastancima. A više od trećine njih kažu da su sastanci neučinkoviti.
Zato učinite vaše sastanke kratkim, zanimljivim i potrebnim.